Der Arbeitgeber ist verpflichtet, seinen Arbeitnehmern eine Gehaltsabrechnung in „Textform“ zur Verfügung zu stellen. Mit der Gehaltsabrechnung wird der Arbeitnehmer über die erfolgte Gehaltszahlung unterrichtet. Die gesetzlich definierte „Textform“ der Gehaltsabrechnung schreibt keine schriftliche Erklärung des Arbeitgebers vor, sondern es reicht aus, wenn die Abrechnung als lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird.

Zu den dauerhaften Datenträgern zählt zum einen die klassische Gehaltsabrechnung in Papierform, die aus den EDV-Abrechnungssystemen ausgedruckt und dem Arbeitnehmer ausgehändigt wird. Zum anderen zählen hierzu auch elektronische Dokumente, wie z. B. eine E-Mail mit der Gehaltsabrechnung als PDF-Anhang. Für die Übermittlung der Abrechnung in digitaler Form ist vorher die Zustimmung des Arbeitnehmers einzuholen. Diese gilt schon als erteilt, wenn der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber seine private E-Mail-Adresse für den Versand der Gehaltsabrechnung mitteilt. Bei Verwendung des betrieblichen E-Mail-Accounts müssen aus rechtlichen Gründen entsprechende technische Einrichtungen sicherstellen, dass die E-Mail nicht im Machtbereich des Arbeitgebers verbleibt. Die Einrichtung eines solchen betrieblichen E-Mail-Accounts mit alleinigen Zugriffsrechten des Arbeitnehmers wird in der Praxis wohl die Ausnahme bleiben.

Einfache und rechtssichere Lösungen bieten Online-Portale oder Cloud-Dienste für die Zustellung digitaler Gehaltsabrechnungen. DATEV hat als cloudbasierte Lösung „Arbeitnehmer-Online“ im Angebot. Hierüber werden dem Arbeitnehmer sämtliche Personalauswertungen in einer Cloud dauerhaft zur Verfügung gestellt. Der Arbeitnehmer erhält einen eigenen personalisierten sicheren Zugang und kann jederzeit Einsicht in seine Abrechnungspapiere nehmen, drucken oder auf dem privaten Rechner speichern. DATEV erfüllt mit „Arbeitnehmer-Online“ auch alle Anforderungen des Datenschutzes. Die Umstellung auf „Arbeitnehmer-Online“ ist einfach und unkompliziert – sprechen Sie uns hierzu gerne an!