Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Geschäftsunterlagen über mehrere Jahre aufzubewahren. Für die künftig entstehenden Kosten ist zum Bilanzstichtag eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden. Dies gilt für Unterlagen in Papierform ebenso wie für digital archivierte Daten.

Berücksichtigt werden nur Kosten, die durch die Aufbewahrung der am Bilanzstichtag vorhandenen Unterlagen und Daten verursacht werden. Hierzu zählen anteilige Raumkosten, Abschreibungen auf Regale, Schränke oder Archivtechnik sowie Kosten für Hard- und Software und Datensicherung. Kosten für später entstehende Unterlagen und Daten oder für eine freiwillig längere Aufbewahrung bleiben hingegen außer Ansatz.

Für die Berechnung nennt die Finanzverwaltung zwei Möglichkeiten. Bei der ersten Methode werden die jährlichen Kosten für jeden aufzubewahrenden Jahrgang gesondert ermittelt und jeweils mit der verbleibenden Aufbewahrungsdauer multipliziert. Diese Berechnung ist genauer, erfordert aber eine Aufteilung nach Jahrgängen und Aufbewahrungsfristen.

Vereinfachend können die laufenden rückstellungsfähigen Kosten eines bestehenden Betriebs mit dem Faktor 5,5 multipliziert werden. Dieser entspricht dem arithmetischen Mittel der Jahre eins bis zehn. Eine gesonderte Unterscheidung zwischen Unterlagen mit zehnjähriger, achtjähriger oder sechsjähriger Aufbewahrungsfrist kann dabei aus Vereinfachungsgründen unterbleiben. Die seit 2025 geltende Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege und Rechnungen von zehn auf acht Jahre führt bei dieser Methode daher nicht zu einer Anpassung des Faktors.

Einmalige Aufwendungen, etwa für Einscannen, Einlagerung oder Datensicherung bereits vorhandener Unterlagen, sind gesondert zu berücksichtigen und nicht zu vervielfältigen. Unternehmen sollten zum Jahresabschluss prüfen, welche Kosten tatsächlich auf die gesetzliche Aufbewahrungspflicht entfallen und welche Berechnungsmethode sachgerecht ist.